Pilotage de votre entreprise : gagnez du temps avec les bons outils !

Pilotage de votre entreprise : gagnez du temps avec les bons outils !

Les outils de pilotage de l’activité sont comme une carte. Celle qui vous guide dans votre gestion d’entreprise.

Sans elle, pas de clarté. La route devient hasardeuse. Les chances d’arriver au but sont compromises. Sans compter les détours qui vous font perdre un temps fou…

Dans cet article, je vous explique concrètement quels outils de pilotage mettre en place pour chaque aspect de votre business :

  • au niveau stratégique ;
  • au niveau financier ;
  • au niveau des ressources humaines ;
  • au niveau de la prospection commerciale.

Bonne lecture !

Les outils de pilotage stratégiques

La stratégie entrepreneuriale, votre feuille de route

Votre stratégie est à la base de tout. Je vous en ai parlé dans cet article sur la stratégie entrepreneuriale. Une bonne stratégie comporte :

  • des objectifs ;
  • des actions ;
  • des indicateurs de suivi.

Les indicateurs vous aident à vérifier votre performance. Ils partent en effet de ce qui était prévu (vos objectifs) pour le comparer avec ce qui a été réalisé (vos résultats). On utilise souvent l’anglicisme KPI pour les désigner (pour Key Performance Indicators).

Le tableau de bord, outil de pilotage de la performance

Le tableau de bord est l’outil d’évaluation de la performance d’une entreprise le plus adapté pour assurer un suivi de ces indicateurs.

Mais quels indicateurs devez-vous utiliser dans ce tableau de bord pour évaluer vos résultats ?

Les indicateurs de pilotage et de performance peuvent être très divers. Ils varient selon votre but. Vous pouvez même disposer de plusieurs tableaux de bord selon l’aspect de votre entreprise que vous souhaitez vérifier.

Il peut s’agir :

  • d’indicateurs financiers ;
  • d’indicateurs commerciaux ;
  • d’indicateurs de qualité ;
  • etc.

Les indicateurs de suivi et les indicateurs de résultats

Attention ! Il existe deux types d’indicateurs différents :

  • les indicateurs de suivi des actions ;
  • les indicateurs de suivi des objectifs.

Les indicateurs de suivi des actions vous aident à mesurer le résultat de vos actions. Celles-ci vous amènent vers la réalisation d’un objectif.

Or, certaines d’entre elles n’ont peut-être pas les résultats attendus.

Ces indicateurs vous aident à corriger le tir en cours de route pour atteindre votre but malgré de potentiels échecs. Ils vous aident à déceler des problèmes et à y réagir aussitôt. Par exemple, en faisant appel à plus de ressources ou en pratiquant quelques ajustements. Voire en mettant fin à une action qui s’avère finalement inefficace.

De leur côté, les indicateurs de suivi d’un objectif valident tout simplement la réussite ou l’échec dans la poursuite de cet objectif. À vous de trouver d’autres façons de l’atteindre dans un nouveau plan stratégique, ou à redéfinir vos buts. Peut-être avez-vous mal défini ces objectifs dès le départ ? 😉

Les outils de pilotage de l’activité pour les finances

Les bons outils de gestion financière et comptable

Gérer les finances de son entreprise, voilà tout un programme… indispensable ! Là aussi, vous avez besoin de savoir où vous en êtes.

Les outils de pilotage pour un bon contrôle de la gestion financière de votre business sont :

  • le bilan prévisionnel ;
  • le budget prévisionnel ;
  • le plan de trésorerie ;
  • le compte de résultat.

Les indicateurs des outils de gestion financière

La gestion de votre budget s’appuie sur des indicateurs spécifiques qui vous donnent une visibilité globale.

Ça ne suffit pas que le compte en banque de l’entreprise soit bien rempli. Encore faut-il savoir quelles charges vont vous tomber dessus demain ! Tout comme ça ne sert pas à grand-chose d’avoir le réservoir d’essence plein si vous ne savez pas combien de kilomètres il vous reste à parcourir et où se trouve la prochaine station.

Les indicateurs-clés sont :

  • l’écart sur chiffres d’affaires (la différence entre vos prévisions financières et vos performances réelles) ;
  • les retards de paiement (les vôtres et ceux de vos clients !) ;
  • la marge brute (ou marge commerciale) et l’excédent brut d’exploitation (EBE), qui indiquent grossièrement si votre business est rentable ;
  • le seuil de rentabilité ;
  • le besoin en fonds de roulement (BFR) ;
  • la capacité d’auto-financement (CAF).

Ces indicateurs et outils de pilotage permettent de mesurer la bonne performance financière de votre entreprise. Même si vous avez un comptable pour s’occuper de tout ça, gardez un œil dessus. Vous saurez en toute occasion si votre business est en bonne santé.

J’ai conscience que toutes ces données techniques de finances sont quelquefois impressionnantes pour des entrepreneurs et dirigeants de TPE. Vous êtes sans cesse au front et devez gérer de nombreux aspects différents de votre business. Mon offre de coaching intègre des outils de gestion financière sur excel qui vous aident à maîtriser toutes ces données et à les utiliser avec simplicité. 😉

Les outils de management

Management de l’activité : l’humain d’abord

Quand on parle pilotage d’entreprise, on ne pense pas tout de suite aux individus. Pourtant, ils font partie de l’entreprise, et plutôt deux fois qu’une !

Piloter l’activité d’une équipe est un exercice délicat. Je rencontre régulièrement des entrepreneurs qui se sont lancés sans avoir aucune notion de management et qui sont démunis face à cette question. Les êtres humains sont plus difficiles à gérer et à mesurer que les données financières. Êtes-vous dans ce cas ?

outils de pilotage de l'activité collaborateurs

Le management demande surtout de l’empathie, de l’intelligence relationnelle et du leadership. Aucun des outils de pilotage de l’activité ne peut remplacer tout ça.

Cependant, vous pouvez « huiler » les rouages de la machine en offrant à votre équipe une organisation efficace et de bonnes conditions de travail. Et, là, les outils de pilotage RH peuvent vous aider.

Les outils pour piloter une équipe

Un bon planning, constitué d’étapes et d’actions clairement définies et réalisables, est essentiel pour motiver les équipes. Vous pouvez d’ailleurs transmettre certains éléments de votre tableau de bord, voire l’intégralité de celui-ci, à certains de vos collaborateurs afin de les fédérer et de les impliquer au maximum. Toute l’entreprise est plus en osmose lorsqu’elle avance en suivant la même carte de route !

Il existe par ailleurs de nombreux outils de pilotage de projets sur le web qui fonctionnent en partage.

La clé est l’organisation. Si chacun sait ce qu’il doit faire, pourquoi et dans quel délai, tout devient plus clair pour tous.

Cela a un impact à tous les niveaux :

  • motivation des individus ;
  • diminution des conflits ;
  • respect des délais ;
  • qualité du travail.

Les outils de prospection commerciale

Tout comme le management, la recherche de clients est une activité qui met mal à l’aise de nombreux entrepreneurs. J’ai d’ailleurs déjà parlé de la prospection client dans un autre article.

La bonne nouvelle, c’est qu’il est plus facile de modéliser le comportement des acheteurs (que ce soit en B to B ou B to C) que de ses employés. Vous pouvez vous appuyer sur quelques outils de prospection pour gérer votre recherche de clients… tout en gardant à l’esprit que, dans ce domaine-là aussi, les compétences humaines, le relationnel, le leadership et parfois l’audace ne peuvent pas être remplacés par des logiciels !

L’outil de gestion de la relation client

On l’appelle CRM en anglais (Customer Relationship Management) et GRC en français (Gestion de la Relation Client).

C’est un outil de pilotage et de contrôle qui est précieux pour savoir où vous en êtes dans vos actions de prospection. Il centralise en effet toutes vos données clients.

Vous pouvez aussi y ajouter des options comme :

  • la création de tâches et de rappels (par exemple, rappeler tel prospect à telle date après envoi d’un devis) ;
  • la prise de rendez-vous ;
  • le tracking des emails envoyés à vos prospects.

Ce type d’outils de pilotage de l’activité est d’autant plus utile s’il est partagé entre vous et votre ou vos commerciaux.

Les outils de marketing automatisé

Si vous me suivez, vous savez très probablement que je suis un adepte de l’automatisation du business. Non par amour des robots ou par désintérêt pour la gestion du business, au contraire. Simplement parce que le temps est à mes yeux un trésor qui ne doit pas être gaspillé en tâches monotones et à faible valeur ajoutée.

Je suis donc favorable aux outils qui permettent d’automatiser les tâches de marketing (marketing automation). Cela comprend par exemple :

  • les campagnes ciblées d’emailing (avec envois automatiques vers des prospects sélectionnés grâce à des données comportementales, socio-professionnelles, géographiques) ;
  • le lead scoring, qui vous aide à faire le tri entre les différents niveaux de prospects (du lead tout juste acquis au prospect « chaud » prêt à devenir client).

De mon côté, je fournis à mes clients des outils de suivi de prospection sur excel qui les aident à maîtriser le sujet en toute confiance.

outils de pilotage de l'activité stratégie

Alors, et vous ? Comment pilotez-vous votre entreprise ? En choisissant votre prochaine étape à chaque lever de soleil et en vérifiant que vous avez assez de carburant pour la prochaine journée ?

Ou en suivant un itinéraire précis et en vous orientant sur la route grâce aux nombreux points de repère que vous offre le paysage ?

Les outils de pilotage de l’entreprise sont très précieux pour pérenniser votre activité. Ils vous donnent de la visibilité sur l’avenir, donc plus de chances de ne pas vous « planter » en cours de route. Cette clarté d’esprit vous apporte aussi de la confiance, une qualité indispensable pour un entrepreneur épanoui.

Vous ne savez pas comment mettre en place des outils de pilotage de l’activité dans votre structure ? Je vous propose de me contacter pour en discuter. Mon offre de coaching inclue du conseil en pilotage d’activité et différents outils de pilotage d’activité sur excel que je personnalise selon les besoins de chacun de mes clients. Le premier rendez-vous est entièrement gratuit !

Crédits images 1 : David Bruyland

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Crédits image 3 : Larisa Koshkina

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