Vous n’êtes pas l’esclave de votre business !

Vous n’êtes pas l’esclave de votre business !

Quand vous êtes devenu entrepreneur, vous pensiez trouver une forme de liberté. Or, voilà que c’est l’inverse : vous croulez sous les tâches et les responsabilités et ne trouvez plus une minute à vous pour votre famille, vos amis, vos loisirs d’autrefois… Peut-être même rognez-vous sur votre sommeil pour allonger les journées. Halte ! C’est vrai qu’il faut tout donner au lancement d’une entreprise, mais vous êtes tout de même censé y trouver l’épanouissement, pas une nouvelle forme d’esclavage. Votre business ne doit pas être un boulet que vous traînez au pied comme les bagnards d’autrefois. La solution ? Automatiser ! Dans cet article, je vous explique comment automatiser son entreprise en trois étapes-clés.

1. Alléger votre fonctionnement d’entreprise

Analyser vos besoins réels

D’abord, un premier point. Êtes-vous vraiment obligé de traîner derrière vous un si gros boulet ? Ou, en d’autres termes, toutes les tâches que vous faites chaque jour sont-elles vraiment indispensables ? Je serais prêt à parier que non. Selon la loi de Pareto, 80 % de nos résultats proviennent de 20 % de nos efforts et du temps que l’on y consacre. Cela veut dire inversement que 80 % de nos efforts ne nous apportent que 20 % de nos résultats. Alors, pourquoi continuer à produire ces 80 % d’efforts ? Mon but n’est pas de vous aider à mieux répartir dans votre agenda ces 80 % de tâches peu productives. Mon but, c’est d’alléger cet agenda qui craque de partout pour que vous gagniez en visibilité, en clarté d’esprit et en confort de vie. En temps, tout simplement. Le burn-out de l’entrepreneur n’est pas un mythe.

burn-out de l'entrepreneur

On ne peut pas faire passer un éléphant par le trou d’une aiguille, je pense que vous serez d’accord avec ça. Si vous avez trop de choses à faire chaque jour dans les vingt-quatre heures qui vous sont imparties, vous n’y arriverez jamais. Oui, vous avez des objectifs à atteindre. Mais vous ne devez pas vous contenter d’être efficace et de toucher au but. Vous devez aussi obtenir des résultats de la manière la plus économique possible. C’est ce qu’on appelle être performant. Vous devez atteindre vos objectifs (quantitatifs et qualitatifs) en y dépensant un minimum de temps et d’efforts. Cela ne veut pas dire que vous allez bâcler le travail, pas du tout. Cela signifie plutôt que vous allez y consacrer juste le temps qu’il faut, sans gaspillage.
Le but d’un business automatisé est d’allier l’efficacité et la performance pour vous faire gagner du temps. Le temps, cette ressource si précieuse dont vous avez à juste titre le droit de profiter pour faire autre chose que… travailler.

Faire le tri dans vos tâches

Comment automatiser son entreprise ? Voici ce que je vous conseille pour commencer :

  • faites un inventaire de toutes vos tâches et analysez-les lucidement ;
  • éliminez impitoyablement toutes celles qui apportent peu ou pas de résultats (exemple : consulter votre boite mail vingt fois par jour !) ;
  • faites un tri entre celles :
  1. qui pourraient être faites sans problème par un logiciel ;
  2. qui sont répétitives mais doivent être faites par quelqu’un ;
  3. qui nécessitent votre expertise et ont une haute valeur ajoutée.

Votre boulet doit déjà être un peu moins lourd, non ? Continuons sur notre lancée !

2. Automatiser les tâches répétitives de votre business

Grouper les tâches répétitives

Certaines activités sont à la fois répétitives et très chronophages. Elles nécessitent de se mettre dans le bain. S’en occuper morceau par morceau décuple l’effort et le temps nécessaire pour en venir à bout. La solution : groupez ces tâches et programmez-vous un créneau périodique (quotidien, hebdomadaire, mensuel, trimestriel, annuel) pour tout traiter d’un coup. Cette méthode est très efficace pour l’établissement de la facturation aux clients ou pour le paiement des factures. Vous pouvez aussi décider de vous occuper du courrier une fois par semaine seulement. Ou de traiter tous vos mails une fois par jour au lieu de consulter votre boite toutes les demi-heures… ou, pire, de vous interrompre dans votre tâche à chaque fois que le smartphone sonne. D’ailleurs, désactivez les notifications !

Utiliser des logiciels d’entreprise

Comment automatiser son business avec les nouveaux outils informatiques proposés sur Internet ? De nombreux logiciels sont indispensables selon les entreprises, surtout si votre business se fait en ligne. Cependant, attention ! Choisissez-les avec prudence, pour servir de véritables besoins. Vous avez fait le tri dans vos tâches, ne perdez pas le temps que vous avez réussi à gagner avec une foule d’outils pas toujours adaptés à vos besoins.
Je vous explique tout de même comment automatiser son entreprise avec l’auto-répondeur et le planificateur de publications. Il s’agit de deux outils qui pourraient vraiment vous être utiles, notamment dans votre stratégie marketing.

L’auto-répondeur

Si vous brassez beaucoup de clients et de prospects, vous avez tout intérêt à utiliser un auto-répondeur. Ce sont des outils qui envoient automatiquement des mails à votre liste d’abonnés et vous permettent donc de faire des campagnes d’emailing à large échelle. Ils font gagner un temps précieux. (Je vous conseille cependant de personnaliser vos mails dans vos échanges si vous avez peu d’interlocuteurs, car rien ne peut remplacer la valeur ajoutée d’un contact authentique.)
Parmi les autorépondeurs les plus utilisés en entreprise, on trouve ActiveTrail, SendinBlue, SmartrMail, etc.

Auto-répondeur

Dans le même genre, vous pouvez enregistrer un mail type sur votre messagerie, qui sera envoyé à vos correspondants dès qu’ils essaieront de vous contacter. Vous y expliquerez que vous ne vous connectez qu’une fois par jour et que, si c’est urgent, ils peuvent vous appeler par téléphone. Vous déconnecter de votre messagerie va avoir un effet fou sur votre productivité et votre concentration, je vous le promets ! (Et si le sujet vous intéresse, je vous conseille cet article intéressant qui montre que la connectivité n’est pas au service de la productivité.)

Le planificateur de publications

Si vous avez un blog et si vous êtes présent sur les réseaux sociaux (ce que je vous conseille fortement, comme vous le verrez dans cet article sur le marketing en ligne et ses objectifs), vous pouvez utiliser des outils qui mettent en ligne vos contenus sur les différentes plates-formes selon une fréquence pré-définie (exemple : Buffer).

De nombreux autres outils de productivité existent, dont certains sont gratuits : Trello, qui permet de générer des listes de tâches à long terme et des calendriers éditoriaux (entre autres), Calendly, un logiciel de planification de réunions, MeisterTask, qui permet de suivre l’avancement d’un projet en temps réel, etc. À étudier et à adopter au cas par cas, après avoir analysé vos besoins.

Vous sentez-vous toujours entravé par votre « boulet » ? On continue avec une troisième étape essentielle : la délégation.

3. Déléguer des tâches ou comment automatiser son entreprise grâce à l’élément humain

Choisir des personnes compétentes

L’automatisation de votre business passe aussi par l’élément humain. Il n’existe pas d’outils informatiques pour tout, et heureusement : un service après-vente robotisé manquerait de convivialité. Il est sage pour un chef d’entreprise de déléguer à d’autres quand ils sont plus compétents ou quand la tâche est très répétitive et/ou chronophage.
Trop souvent, les entrepreneurs veulent tout faire eux-mêmes. C’est louable, mais vous ne pouvez pas être compétent en tout : comptabilité, marketing, montage vidéo, graphisme, etc. Si vous dirigez une petite maison d’édition, par exemple, votre cœur de métier est la découverte et la promotion de talents littéraires et la mise à disposition de leurs œuvres en direction des lecteurs. Je suppose que vous n’allez pas faire vous-même la traduction de textes étrangers et les couvertures des livres. D’ailleurs, même si vous êtes compétent, est-il sage de multiplier les tâches ? N’oubliez pas que vous voulez automatiser votre entreprise pour gagner du temps.

Déléguer des tâches

Attention, il faut déléguer uniquement les tâches qui sont indispensables ! Vous avez fait le tri, souvenez-vous-en. La délégation, ce n’est pas transférer à vos employés ou prestataires de services un boulet qui ne sert à rien, mais confier des tâches essentielles au développement de votre business.

Déléguer des tâches en confiance

Au début de votre délégation, vous garderez probablement un œil sur la réalisation des tâches, pour vérifier que tout se passe bien. Cependant, le but, c’est que vos sous-traitants et employés puissent agir sans attendre vos directives et votre permission. C’est seulement ainsi que vous gagnerez vraiment en temps. Luttez contre votre hantise de perdre le contrôle, les gens sont en général beaucoup plus compétents quand on leur fait confiance. Donnez à vos prestataires et collaborateurs le maximum d’informations possibles et les moyens nécessaires pour qu’ils puissent prendre des décisions et agir dans le secteur qui leur est assigné. Google Doc, Dropbox, Google Drive peuvent servir d’outils de gestion d’entreprise efficaces grâce à leurs fonctionnalité de partage en ligne (et ils sont gratuits).
Ainsi, le boulet qu’était devenu votre business lorsque vous deviez tout supporter tout seul devient un moteur qui fait avancer toute votre entreprise. Et vous gagnez en temps sans rien perdre en efficacité et en performance !

Cette vision d’un business automatisé dans lequel vous vous libérez du poids qui vous entrave vous inspire-t-elle ? Où en êtes-vous dans la gestion quotidienne de votre entreprise ? Si vous peinez de plus en plus sous les tâches et ne savez plus où vous allez, réagissez immédiatement avant de perdre votre motivation. Savoir comment automatiser son entreprise nécessite souvent un regard extérieur, car il n’est pas facile de distinguer l’indispensable du superflu. Je vous propose mon expertise, forte de plus de vingt années d’aide à la création et à la gestion d’entreprise. Appelez-moi pour un premier rendez-vous téléphonique gratuit !

Image 1 par 272447 – Image 2 par Lukas Bieri – Image 3 par Peggy und Marco Lachmann-Anke – Image 4 par Manuel Ramallo

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